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Beglaubigung durch AStA: Wann sie genügt und wann Sie einen Profi brauchen
Sie benötigen eine beglaubigte Kopie Ihres Zeugnisses und hören vom günstigen Service des AStA? Diese Option ist verlockend, aber Vorsicht: In vielen Fällen wird diese Art der Beglaubigung nicht anerkannt und kann zu erheblichen Verzögerungen führen. Finden Sie heraus, wann eine Beglaubigung von Dokumenten durch den AStA ausreicht und wann Sie auf eine amtliche Beglaubigung oder eine professionelle Übersetzung angewiesen sind.
The topic briefly and concisely
Die Beglaubigung von Dokumenten durch den AStA ist nur für universitätsinterne Zwecke geeignet und wird von Behörden nicht anerkannt.
Für rechtssichere Dokumente, die bei Ämtern oder Gerichten vorgelegt werden müssen, ist eine amtliche Beglaubigung durch eine siegelführende Stelle (z. B. Bürgeramt, Notar) zwingend erforderlich.
Fremdsprachige Dokumente benötigen zusätzlich zur Beglaubigung eine beglaubigte Übersetzung von einem in Deutschland vereidigten Übersetzer, um anerkannt zu werden.
Für viele Studierende ist die Beglaubigung von Dokumenten durch den AStA eine bekannte und kostengünstige erste Anlaufstelle. Mit Preisen von oft nur 1 bis 2 Euro pro Dokument scheint der Service unschlagbar, um Kopien von Zeugnissen für die Bewerbung zum Masterstudium oder einen Hochschulwechsel zu erhalten. Doch diese einfache Lösung hat klare Grenzen. Behörden, Ämter und sogar viele andere Universitäten erkennen diese Form der Beglaubigung nicht an, da ihr die amtliche Rechtsgültigkeit fehlt. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, zeigt die Risiken einer falschen Beglaubigung auf und leitet Sie sicher zur richtigen Lösung für Ihre Dokumente.
Der Allgemeine Studierendenausschuss (AStA) vieler Hochschulen bietet einen praktischen Service an: die Beglaubigung von Kopien. Für eine Gebühr von meist nur 1 bis 2 Euro bestätigen sie, dass eine Kopie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt. Dieser Dienst ist speziell für studienrelevante Dokumente gedacht, wie zum Beispiel Abiturzeugnisse oder Leistungsnachweise, die für eine Bewerbung an einer anderen Hochschule benötigt werden. Der Prozess ist unkompliziert und dauert oft nur wenige Minuten. Sie müssen lediglich das Originaldokument und eine selbsterstellte Kopie mitbringen. Für rein universitäre Zwecke stellt dies eine effiziente und preiswerte Option dar. Doch die Einfachheit des Verfahrens sollte nicht über seine eingeschränkte Reichweite hinwegtäuschen, denn die Anerkennung hat klare Grenzen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Beglaubigungsdienste in Bonn und deren Zuständigkeiten.
Die Grenzen der AStA-Beglaubigung kennen
Die Beglaubigung von Dokumenten durch den AStA ist keine amtliche Beglaubigung. Das bedeutet, sie besitzt keine Rechtskraft bei Behörden oder für amtliche Vorgänge. Mindestens 15 deutsche Universitäten erkennen AStA-Beglaubigungen anderer Hochschulen explizit nicht an. Für offizielle Zwecke außerhalb der Hochschule ist sie grundsätzlich ungeeignet. Eine mit AStA-Stempel versehene Kopie wird bei Ämtern oder Gerichten zu 100 % abgelehnt. Folgende Dokumente dürfen vom AStA grundsätzlich nicht beglaubigt werden:
Personenstandsurkunden (z. B. Geburts- oder Heiratsurkunden)
Ausweisdokumente und polizeiliche Führungszeugnisse
Gerichtliche oder notarielle Urkunden
Dokumente, die für eine Verwendung im Ausland bestimmt sind
Die Verwendung einer AStA-Beglaubigung bei einer Behörde führt unweigerlich zu Verzögerungen von mehreren Wochen. Die Unterscheidung zur amtlichen Beglaubigung ist daher entscheidend. Für eine umfassende Dokumentenbeglaubigung für Zeugnisse ist ein anderer Weg erforderlich.
Die amtliche Beglaubigung: Der rechtssichere Standard
Eine amtliche Beglaubigung bestätigt rechtsverbindlich die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original. Nur sie wird von Behörden in ganz Deutschland anerkannt. Sie wird ausschließlich von siegelführenden öffentlichen Stellen durchgeführt. Die Kosten hierfür sind gesetzlich geregelt und liegen oft zwischen 5 und 15 Euro pro Dokument. Zu den autorisierten Stellen gehören:
Bürgerämter und Stadtverwaltungen
Landkreise und untere Verwaltungsbehörden
Notare
Gerichte
Der entscheidende Unterschied ist das Dienstsiegel, das ein Emblem enthält und nicht nur einen einfachen Schriftstempel. Dieses Siegel garantiert die offizielle Anerkennung. Wenn Sie also Dokumente für einen Antrag bei einer Behörde, für eine Eheschließung oder eine andere offizielle Angelegenheit benötigen, ist dieser Weg unumgänglich. Informieren Sie sich, wo man beglaubigte Übersetzungen machen lassen kann, wenn es um internationale Dokumente geht.
Sonderfall Ausland: Wann eine beglaubigte Übersetzung nötig wird
Liegt Ihr Originaldokument in einer anderen Sprache vor, reicht eine einfache amtliche Beglaubigung der Kopie nicht aus. Deutsche Behörden verlangen in 99 % der Fälle eine beglaubigte Übersetzung, um den Inhalt des Dokuments zu verstehen. Diese Aufgabe dürfen ausschließlich von einem deutschen Gericht vereidigte Übersetzerinnen und Übersetzer übernehmen. Sie bestätigen mit Stempel und Unterschrift die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung. Ein normaler Übersetzer oder ein AStA kann diese Leistung nicht erbringen. Der Prozess sichert die rechtliche Gleichwertigkeit zum Originaldokument. mentoc arbeitet mit einem Netzwerk von über 400 vereidigten Übersetzern zusammen, um eine schnelle und anerkannte Übersetzung von Dokumenten zu gewährleisten.
Kosten und Nutzen abwägen: Zeitverlust vermeiden
Die Wahl des falschen Beglaubigungsverfahrens verursacht mehr als nur Unannehmlichkeiten. Ein vom AStA für 2 Euro beglaubigtes Zeugnis, das von einer Behörde zurückgewiesen wird, kann einen Prozess um Wochen oder Monate verzögern. Die Kosten für eine amtliche Beglaubigung bei einem Bürgeramt liegen bei etwa 5 Euro pro Dokument. Eine notarielle Beglaubigung kann je nach Seitenanzahl 10 Euro oder mehr kosten. Eine professionelle beglaubigte Übersetzung ist eine größere Investition, aber sie ist für ausländische Dokumente alternativlos. Die anfänglich höheren Kosten für die korrekte Beglaubigung sichern Ihnen einen reibungslosen Ablauf und verhindern teure Verzögerungen. Die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg.
Mentoc: Ihr Partner für rechtssichere Dokumente
Die Beglaubigung von Dokumenten durch den AStA ist ein nützlicher Service mit einem sehr begrenzten Anwendungsbereich. Für alle offiziellen Anliegen, die über die interne Hochschulverwaltung hinausgehen, ist eine amtliche Beglaubigung erforderlich. Sobald fremdsprachige Dokumente ins Spiel kommen, führt kein Weg an einer beglaubigten Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer vorbei. Mentoc stellt mit seinem Netzwerk von über 400 zertifizierten Sprachexperten sicher, dass Ihre Dokumente schnell und präzise bearbeitet werden und von allen deutschen Behörden anerkannt werden. Wir garantieren eine Bearbeitungszeit von oft nur wenigen Werktagen. Sichern Sie die internationale Anerkennung Ihrer Dokumente mit unseren Dienstleistungen für beglaubigte Übersetzungen.
More useful links
Bezirksregierung Arnsberg bietet ein Merkblatt zur amtlichen Beglaubigung von Abschriften und Fotokopien.
uni-assist informiert über Beglaubigungen und Übersetzungen, die für die Bewerbung an deutschen Hochschulen benötigt werden.
Bundesverband der Dolmetscher und Übersetzer (BDÜ) bietet umfassende Informationen zum Beruf der beeidigten Übersetzerinnen und Übersetzer in Deutschland.
Kultusministerkonferenz (KMK) informiert über die Anerkennung ausländischer Bildungsabschlüsse in Deutschland.
Anerkennung in Deutschland ist das offizielle Portal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen in Deutschland.
Service-Portal Berlin bietet Informationen zu Beglaubigungsdienstleistungen in Berlin.
FAQ
Kann der AStA meine Geburtsurkunde für eine Behörde beglaubigen?
Nein, der AStA darf keine Personenstandsurkunden wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden oder Ausweise beglaubigen. Dafür müssen Sie sich an eine amtliche Stelle wie das Bürgeramt oder einen Notar wenden.
Mein Zeugnis ist auf Englisch. Reicht eine amtliche Beglaubigung der Kopie?
Nein, für fremdsprachige Dokumente benötigen deutsche Behörden eine beglaubigte Übersetzung. Diese wird von einem gerichtlich vereidigten Übersetzer angefertigt, der die inhaltliche Richtigkeit der Übersetzung bestätigt. Mentoc bietet diesen Service für alle Sprachen an.
Wie erkenne ich eine echte amtliche Beglaubigung?
Eine echte amtliche Beglaubigung erkennen Sie an drei Merkmalen: dem Beglaubigungsvermerk, der Originalunterschrift des Beamten oder Notars und dem Abdruck des offiziellen Dienstsiegels, das ein Emblem (z.B. ein Wappen) enthält. Ein einfacher Textstempel ist nicht ausreichend.
Was passiert, wenn ich eine falsch beglaubigte Kopie einreiche?
Wenn Sie eine nicht anerkannte Beglaubigung, wie die des AStA, bei einer Behörde einreichen, wird Ihr Antrag unbearbeitet zurückgewiesen. Dies führt zu erheblichen Verzögerungen im Verfahren, die mehrere Wochen oder sogar Monate betragen können.
Bietet Mentoc auch amtliche Beglaubigungen an?
Mentoc ist auf beglaubigte Übersetzungen spezialisiert, die von gerichtlich vereidigten Übersetzern angefertigt werden. Diese bestätigen die Richtigkeit der Übersetzung. Die amtliche Beglaubigung der Originalkopie selbst erhalten Sie bei einem Bürgeramt oder Notar.
Wie lange dauert eine beglaubigte Übersetzung bei Mentoc?
Die Bearbeitungszeit hängt von Sprache und Umfang ab, aber für gängige Dokumente beträgt sie oft nur 3 bis 5 Werktage. Wir bieten auch einen Express-Service für besonders eilige Aufträge an.
