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Beglaubigungen in der Bundeskanzlei Bern: Ihr Leitfaden für 2025
Benötigen Sie eine offizielle Bestätigung Ihrer Dokumente für das Ausland? Der Prozess der Beglaubigung kann auf den ersten Blick komplex wirken. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Beglaubigungen in der Bundeskanzlei Bern erhalten und welche Unterlagen Sie dafür benötigen.
The topic briefly and concisely
Die Bundeskanzlei in Bern ist nur für Dokumente von eidgenössischen Behörden zuständig; für kantonale Urkunden ist die Staatskanzlei des jeweiligen Kantons verantwortlich.
Die Kosten für eine Beglaubigung liegen bei 20 CHF (Bundeskanzlei) bzw. 25 CHF (Staatskanzlei Bern) pro Dokument.
Für Länder des Haager Übereinkommens ist eine Apostille ausreichend, für alle anderen Länder ist eine aufwendigere Legalisation mit konsularischer Überbeglaubigung nötig.
Für die internationale Verwendung von Schweizer Dokumenten ist oft eine Beglaubigung notwendig. Ob für ein Studium im Ausland, eine Eheschliessung oder geschäftliche Zwecke, die Anerkennung Ihrer Urkunden hängt von der korrekten amtlichen Bestätigung ab. Die Bundeskanzlei in Bern spielt dabei eine zentrale Rolle, ist aber nicht für alle Dokumente zuständig. Es ist entscheidend, den Unterschied zwischen kantonalen und eidgenössischen Zuständigkeiten zu verstehen, um Zeit und Geld zu sparen. Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten Prozess, von der Vorbeglaubigung bis zur finalen Apostille, und zeigt Ihnen, worauf Sie bei jeder Etappe achten müssen.
Eine Beglaubigung bestätigt die Echtheit einer Unterschrift, eines Handzeichens oder eines Siegels auf einer öffentlichen Urkunde. Sie ist immer dann erforderlich, wenn Sie ein in der Schweiz ausgestelltes Dokument bei einer ausländischen Behörde vorlegen müssen. Ohne diesen Nachweis wird Ihr Dokument im Ausland in den meisten Fällen nicht anerkannt. Dieser Prozess stellt sicher, dass beispielsweise eine Geburtsurkunde aus Bern auch in Berlin oder Boston rechtsgültig ist. Die Beglaubigung selbst bestätigt dabei nicht den Inhalt des Dokuments, sondern nur die Authentizität der ausstellenden Instanz. Die korrekte Anlaufstelle zu kennen, ist der erste Schritt zum Erfolg. Für Dokumente von Bundesbehörden ist die Bundeskanzlei zuständig, während für kantonale Urkunden die jeweilige Staatskanzlei, wie die Staatskanzlei des Kantons Bern, verantwortlich ist. Die Unterscheidung ist für einen reibungslosen Ablauf entscheidend.
Zuständigkeiten geklärt: Bundeskanzlei vs. Staatskanzlei Bern
Der häufigste Fehler im Beglaubigungsprozess ist die Wahl der falschen Behörde. Die Schweizerische Bundeskanzlei in Bern ist ausschliesslich für Dokumente zuständig, die von eidgenössischen Behörden ausgestellt wurden. Dazu gehören beispielsweise Auszüge aus dem Zentralstrafregister oder Urkunden von Swissmedic. Die Gebühr für eine Beglaubigung durch die Bundeskanzlei beträgt in der Regel 20 CHF pro Unterschrift. Für alle Dokumente, die von kantonalen Behörden, Notaren oder Gerichten des Kantons Bern stammen, ist hingegen die Staatskanzlei des Kantons Bern die richtige Adresse. Hierzu zählen unter anderem Zivilstandsurkunden, Handelsregisterauszüge oder notariell beglaubigte Unterschriften. Die Kosten bei der Staatskanzlei belaufen sich auf 25 CHF pro Dokument. Prüfen Sie den Aussteller Ihres Dokuments genau, bevor Sie es einreichen. Diese klare Trennung der Zuständigkeiten sorgt für Effizienz im föderalen System der Schweiz. Als Nächstes betrachten wir den genauen Ablauf.
In 4 Schritten zur Beglaubigung bei der Bundeskanzlei
Der Weg zur Beglaubigung Ihrer eidgenössischen Dokumente ist standardisiert und effizient. Mit der richtigen Vorbereitung vermeiden Sie Verzögerungen von mehreren Tagen. Hier ist eine einfache Anleitung:
Dokumentenprüfung: Stellen Sie sicher, dass es sich um ein Originaldokument einer eidgenössischen Behörde handelt. Kopien werden nicht akzeptiert. Die Unterschrift auf dem Dokument muss ebenfalls im Original vorliegen.
Bestimmungsland klären: Informieren Sie sich, ob das Zielland dem Haager Übereinkommen beigetreten ist. Davon hängt ab, ob Sie eine Apostille oder eine Legalisation benötigen. Eine Liste der Mitgliedstaaten finden Sie auf der Webseite der Bundeskanzlei.
Antrag stellen: Der Antrag kann per Post eingereicht werden. Legen Sie dem Dokument ein kurzes Begleitschreiben bei, in dem Sie das Bestimmungsland angeben. Eine persönliche Vorsprache ist in der Regel nicht notwendig.
Gebührenzahlung: Die Gebühr von 20 CHF pro Beglaubigung muss im Voraus bezahlt werden. Der Zahlungsnachweis ist dem Antrag beizulegen, um die Bearbeitung zu starten.
Die Bearbeitungszeit beträgt üblicherweise nur wenige Arbeitstage. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, können die Dokumente international verwendet werden.
Apostille oder Legalisation: Den Unterschied verstehen
Je nach Bestimmungsland benötigen Sie eine von zwei Arten der Überbeglaubigung. Die Wahl des falschen Verfahrens führt zur Ablehnung Ihres Dokuments. Für die über 120 Länder, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind, genügt eine vereinfachte Form der Beglaubigung, die sogenannte Apostille. Für alle anderen Länder ist eine klassische Legalisation erforderlich, die oft einen zusätzlichen Schritt erfordert: die Überbeglaubigung durch die jeweilige ausländische Botschaft oder das Konsulat in der Schweiz. Hier eine Übersicht:
Apostille: Einmalige Beglaubigung durch die Bundeskanzlei (für Bundesdokumente) oder Staatskanzlei (für kantonale Dokumente). Das Dokument ist danach im Zielland gültig.
Legalisation: Erste Beglaubigung durch die zuständige Schweizer Behörde. Anschliessend muss das Dokument bei der diplomatischen Vertretung des Ziellandes in der Schweiz vorgelegt werden.
Die Kosten können variieren, wobei die Apostille mit 20-30 CHF meist günstiger ist als der mehrstufige Prozess der Legalisation. Klären Sie die Anforderungen daher immer vorab mit der empfangenden Stelle im Ausland ab.
Vorbeglaubigungen: Der notwendige Zwischenschritt
Nicht jedes Dokument kann direkt bei der Staatskanzlei eingereicht werden. Für viele Urkunden ist eine Vorbeglaubigung durch eine andere kantonale Stelle zwingend erforderlich. Ein typisches Beispiel sind Schulzeugnisse aus dem Kanton Bern. Diese müssen zuerst vom Mittelschul- und Berufsbildungsamt des Kantons Bern bestätigt werden, bevor die Staatskanzlei die Unterschrift des Amtes überbeglaubigen kann. Ähnliches gilt für Arztzeugnisse, die vom Gesundheitsamt vorbeglaubigt werden müssen. Ohne diese erste Bestätigung wird Ihr Antrag bei der Staatskanzlei direkt abgewiesen. Dieser Prozess stellt eine zusätzliche Verifizierungsebene dar und bestätigt die Kompetenz der erst ausstellenden Person oder Institution. Planen Sie für diesen Zwischenschritt mindestens 1-2 zusätzliche Arbeitstage ein. Eine professionelle Übersetzungsagentur kann Sie bei der Koordination dieser Schritte unterstützen.
Die Rolle professioneller Übersetzungen im Beglaubigungsprozess
Ist Ihr Dokument nicht in der Amtssprache des Ziellandes verfasst, benötigen Sie zusätzlich zur Beglaubigung eine beglaubigte Übersetzung. Eine einfache Übersetzung reicht hier nicht aus. Die Übersetzung muss von einem vereidigten Übersetzer angefertigt werden, dessen Unterschrift wiederum notariell beglaubigt wird. Erst danach kann die Staatskanzlei die Unterschrift des Notars mit einer Apostille versehen. Dieser mehrstufige Prozess garantiert die rechtliche Anerkennung im Ausland. mentoc arbeitet mit einem Netzwerk von über 300 vereidigten Übersetzern zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente korrekt und schnell übersetzt und für die Beglaubigung vorbereitet werden. Wir stellen sicher, dass alle formalen Anforderungen für über 100 Länder erfüllt sind. So wird die internationale Anerkennung Ihrer Dokumente, von Zeugnissen bis zu Heiratsurkunden, gewährleistet.
More useful links
Bundeskanzlei informiert umfassend über die Legalisation von Dokumenten für den internationalen Rechtsverkehr.
Bundeskanzlei bietet ein detailliertes Merkblatt zum Legalisationsdienst in der Schweiz als PDF-Dokument an.
Auswärtiges Amt informiert über den internationalen Urkundenverkehr und die Anerkennung ausländischer Dokumente in Deutschland.
Bundesverwaltungsamt bietet Informationen zu Apostillen und Beglaubigungen für deutsche Dokumente, die im Ausland verwendet werden sollen.
Haager Konferenz für Internationales Privatrecht stellt die offizielle Sektion zur Apostille-Konvention bereit, einschliesslich relevanter Dokumente und Mitgliedstaaten.
Fedlex bietet den vollständigen Text des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation.
Bundesamt für Justiz informiert über relevante Aspekte des Privatrechts, einschliesslich internationaler Rechtsfragen.
Anerkennung in Deutschland bietet umfassende Informationen zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen in Deutschland.
FAQ
Benötige ich für die Beglaubigung einen Termin?
Nein, für die Einreichung von Dokumenten bei der Bundeskanzlei per Post ist kein Termin erforderlich. Bei der Staatskanzlei Bern können Dokumente während der Öffnungszeiten am Schalter abgegeben oder ebenfalls per Post gesendet werden.
Kann ich auch eine Kopie meines Dokuments beglaubigen lassen?
Nein, sowohl die Bundeskanzlei als auch die Staatskanzlei beglaubigen ausschliesslich Originaldokumente mit Originalunterschriften. Eine Kopie kann zwar von einem Notar als übereinstimmend mit dem Original beglaubigt werden, diese notarielle Beglaubigung wird aber im Ausland oft nicht als Echtheitsnachweis des Originaldokuments akzeptiert.
Meine Urkunde ist nicht auf Deutsch. Muss ich sie übersetzen lassen?
Wenn das Zielland eine Übersetzung verlangt, müssen Sie eine beglaubigte Übersetzung anfertigen lassen. Diese wird von einem vereidigten Übersetzer erstellt. Dessen Unterschrift muss dann notariell beglaubigt werden, bevor die Urkunde zur Überbeglaubigung (Apostille) bei der Staatskanzlei eingereicht werden kann.
Was ist eine Apostille?
Die Apostille ist eine vereinfachte Form der Beglaubigung gemäss dem Haager Übereinkommen von 1961. Sie bestätigt die Echtheit eines Dokuments für die Verwendung in allen Mitgliedstaaten des Abkommens und ersetzt das oft kompliziertere, mehrstufige Legalisationverfahren.
Woher weiss ich, ob ich eine Apostille oder eine Legalisation brauche?
Ob Sie eine Apostille oder eine Legalisation benötigen, hängt vom Bestimmungsland Ihres Dokuments ab. Die Bundeskanzlei führt eine aktuelle Liste der Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind. Für alle anderen Länder ist eine Legalisation erforderlich.
Was mache ich, wenn mein Dokument von einer Gemeinde im Kanton Bern ausgestellt wurde?
Dokumente von Gemeindebehörden im Kanton Bern müssen in der Regel zuerst vom zuständigen Regierungsstatthalteramt vorbeglaubigt werden. Erst danach kann die Staatskanzlei Bern die finale Überbeglaubigung für das Ausland vornehmen.
