Medizintechnikvertrieb
Gerätevermittlung
ekg-geräte
Beglaubigungen beim Bundesverwaltungsamt: Der aktuelle Leitfaden für 2025
Sie müssen ein deutsches Dokument im Ausland verwenden und wurden an das Bundesverwaltungsamt verwiesen? Eine wichtige Änderung im Jahr 2023 hat den Prozess verändert. Wir erklären den neuen Ablauf und wie Sie in nur 2 Schritten zur gültigen Beglaubigung kommen.
The topic briefly and concisely
Seit dem 1. Januar 2023 ist das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA), nicht mehr das Bundesverwaltungsamt (BVA), für Endbeglaubigungen und Apostillen von Bundesurkunden zuständig.
Für jede Beglaubigung durch das BfAA ist eine Vorbeglaubigung durch die ausstellende Behörde oder eine übergeordnete Instanz (z. B. Landgericht) zwingend erforderlich.
Die Kosten für eine Apostille oder Endbeglaubigung betragen 25 € pro Dokument; für viele Länder ist zudem eine beglaubigte Übersetzung notwendig, die ebenfalls vorbeglaubigt werden muss.
Für die internationale Anerkennung deutscher Urkunden war lange Zeit die Beglaubigung beim Bundesverwaltungsamt (BVA) der entscheidende Schritt. Seit dem 1. Januar 2023 liegt diese Zuständigkeit jedoch beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA). Diese Umstellung hat den Prozess für Antragsteller verändert. Viele suchen weiterhin nach dem alten Verfahren, doch für eine erfolgreiche Beglaubigung ist es entscheidend, den neuen, zweistufigen Weg über Vorbeglaubigung und anschließende Endbeglaubigung oder Apostille durch das BfAA zu kennen. Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten aktuellen Prozess, von den Kosten von 25 € pro Dokument bis hin zu den spezifischen Anforderungen für verschiedene Urkunden.
Die Zuständigkeit für Endbeglaubigungen und Apostillen für deutsche öffentliche Urkunden wurde zum 1. Januar 2023 neu geregelt. Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) hat diese Aufgabe vollständig vom Bundesverwaltungsamt (BVA) übernommen. Diese Änderung betrifft alle Anträge, die nach diesem Stichtag gestellt werden. Das BfAA bearbeitet jährlich Tausende dieser Vorgänge für den internationalen Rechtsverkehr. Die Zentralisierung soll den Prozess für über 190 Länder effizienter gestalten. Für Sie bedeutet das, dass alle Anfragen direkt an das BfAA in Brandenburg an der Havel zu richten sind. Der alte Standort in Köln ist nicht mehr die korrekte Anlaufstelle für diesen Service. Die Neuregelung stellt sicher, dass es nur noch einen zentralen Ansprechpartner für Urkunden des Bundes gibt. Dies bereitet den Weg für eine klare Abgrenzung zu den Zuständigkeiten der Bundesländer.
Apostille und Legalisation: Den richtigen Beglaubigungstyp wählen
Bevor Sie den Prozess starten, müssen Sie den richtigen Beglaubigungstyp für Ihr Zielland ermitteln. Für die über 120 Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens von 1961 genügt die sogenannte „Haager Apostille“. Diese vereinfachte Form der Beglaubigung wird direkt vom BfAA ausgestellt und ist im Zielland sofort gültig. Für alle anderen Länder ist eine Legalisation erforderlich. Dieser Prozess ist mehrstufig und aufwendiger. Die Wahl des falschen Verfahrens führt zu einer Ablehnung und kostet mindestens 2 Wochen Zeit. Zuerst benötigen Sie eine Vorbeglaubigung und dann die Endbeglaubigung durch das BfAA. Anschließend muss das Dokument noch von der jeweiligen Auslandsvertretung (Botschaft oder Konsulat) des Ziellandes in Deutschland final legalisiert werden. Eine Liste der Staaten, die eine Endbeglaubigung erfordern, umfasst derzeit rund 20 Länder, darunter China, Irak und Syrien. Eine korrekte Unterscheidung ist der erste Schritt zum Erfolg.
Der 2-stufige Prozess: Vorbeglaubigung als Fundament
Das BfAA kann keine Urkunde ohne eine korrekte Vorbeglaubigung bearbeiten. Dieser erste Schritt bestätigt die Echtheit der Unterschrift und des Siegels der ausstellenden Person oder Behörde. Die Zuständigkeit für die Vorbeglaubigung hängt von der Art der Urkunde ab.
Hier sind 4 gängige Beispiele:
Gerichtliche und notarielle Urkunden: Die Vorbeglaubigung erfolgt durch den Präsidenten des zuständigen Landgerichts.
Urkunden von Bundesbehörden: Ein polizeiliches Führungszeugnis muss beispielsweise vom Bundesamt für Justiz vorbeglaubigt werden.
Urkunden der Bundesländer: Eine Geburtsurkunde wird von der zuständigen Bezirksregierung oder dem Innenministerium des jeweiligen Bundeslandes vorbeglaubigt.
Handelsdokumente: Ursprungszeugnisse oder Handelsrechnungen werden von der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) vorbeglaubigt.
Ohne diesen ersten Stempel wird Ihr Antrag vom BfAA unbearbeitet zurückgesendet. Planen Sie für diesen Schritt mindestens 5 bis 10 Werktage zusätzlich ein. Erst wenn dieser Vermerk auf Ihrem Originaldokument vorhanden ist, können Sie den zweiten Schritt einleiten. Der nächste Abschnitt beschreibt die Antragstellung beim BfAA.
Antragstellung beim BfAA: Kosten und Bearbeitungsdauer optimieren
Sobald die Vorbeglaubigung abgeschlossen ist, reichen Sie das Originaldokument beim BfAA ein. Füllen Sie dazu den auf der Webseite des BfAA verfügbaren Antrag vollständig aus. Die Gebühr für eine Apostille oder Endbeglaubigung beträgt aktuell 25 € pro Dokument. Ab dem 1. Juli 2025 wird diese Gebühr auf 22 € angepasst. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beim BfAA beträgt etwa 10 bis 15 Arbeitstage. Eine unvollständige Angabe im Antragsformular kann die Bearbeitung um mehr als 7 Tage verzögern. Geben Sie immer das Zielland an, da dies über die Art der Beglaubigung (Apostille oder Legalisation) entscheidet. Senden Sie Ihre Unterlagen am besten per Einschreiben, um einen Nachweis zu haben. Ein korrekt ausgefüllter Antrag ist entscheidend für eine zügige Bearbeitung. Wenn Sie eine professionelle Beglaubigung benötigen, helfen wir Ihnen gerne. Die Rolle von Übersetzungen wird im Folgenden erläutert.
Fremdsprachige Dokumente: Die Rolle der beglaubigten Übersetzung
Wenn Ihr deutsches Dokument in einem Land verwendet werden soll, dessen Amtssprache nicht Deutsch ist, benötigen Sie eine beglaubigte Übersetzung. Diese muss von einem in Deutschland gerichtlich vereidigten Übersetzer angefertigt werden. Die Übersetzung wird fest mit dem Originaldokument (oder einer beglaubigten Kopie) verbunden. Wichtig ist, dass auch die Unterschrift des vereidigten Übersetzers beglaubigt werden muss. Diese Vorbeglaubigung der Übersetzung erhalten Sie beim zuständigen Landgericht, bei dem der Übersetzer eingetragen ist. Erst danach kann das gesamte Dokumentenpaket (Original, Übersetzung, Vorbeglaubigungen) beim BfAA für die Apostille oder Endbeglaubigung eingereicht werden. Mentoc bietet beglaubigte Übersetzungen an, die diesen Anforderungen entsprechen und von unseren über 500 vereidigten Übersetzern angefertigt werden. Dieser Schritt ist entscheidend für die Anerkennung im Ausland.
Häufige Fehler vermeiden: Checkliste für einen reibungslosen Ablauf
Jedes Jahr werden hunderte Anträge wegen vermeidbarer Fehler verzögert oder abgelehnt. Eine sorgfältige Vorbereitung kann Ihnen bis zu 4 Wochen Wartezeit ersparen. Hier ist eine Checkliste mit 5 Punkten, um die häufigsten Fehler zu vermeiden:
Zuständigkeit geprüft: Ist das BfAA wirklich zuständig oder wäre es eine Landesbehörde wie die Bezirksregierung?
Richtiger Beglaubigungstyp: Handelt es sich um ein Land für eine Apostille oder wird eine Legalisation benötigt?
Vollständige Vorbeglaubigungen: Sind alle notwendigen Vorbeglaubigungen auf dem Originaldokument vorhanden?
Antrag korrekt ausgefüllt: Ist das Zielland angegeben und der Antrag unterschrieben?
Übersetzung korrekt behandelt: Wurde bei Bedarf eine beglaubigte Übersetzung von einem vereidigten Übersetzer angefertigt und ebenfalls vorbeglaubigt?
Die Beachtung dieser 5 Punkte erhöht die Erfolgsquote Ihres Antrags um über 90 %. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie eine amtliche oder notarielle Beglaubigung benötigen, beraten wir Sie gerne.
More useful links
Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) bietet umfassende Informationen zu Apostillen und Legalisationen.
Auswärtiges Amt informiert über die Legalisation ausländischer Urkunden für den Gebrauch in Deutschland.
Verwaltung des Bundes beschreibt den Service zur Beantragung eines Führungszeugnisses in Deutschland.
Bundesministerium der Justiz stellt das deutsche Gesetz über Gebühren für Beglaubigungen (UrkBefrBKG Haag) bereit.
Uni-Assist bietet Informationen zu beglaubigten Kopien und Übersetzungen für die Bewerbung an deutschen Hochschulen.
FAQ
Wer ist für die Beglaubigung meiner Geburtsurkunde zuständig?
Für Urkunden von Landes- oder Kommunalbehörden (z.B. Geburtsurkunden vom Standesamt) ist die jeweilige Landesregierung (oft eine Bezirksregierung oder ein Regierungspräsidium) für die Vorbeglaubigung oder Apostille zuständig, nicht das BfAA.
Was ist der Unterschied zwischen einer Beglaubigung und einer Apostille?
Eine Beglaubigung (im Sinne der Legalisation) ist ein mehrstufiger Prozess zur Echtheitsbestätigung einer Urkunde für Länder, die keinem Abkommen beigetreten sind. Eine Apostille ist eine vereinfachte Form der Beglaubigung für die Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens und ersetzt die Legalisation.
Muss meine Übersetzung auch beglaubigt werden?
Ja, wenn Sie eine beglaubigte Übersetzung für das Ausland benötigen, muss diese von einem vereidigten Übersetzer angefertigt werden. Dessen Unterschrift muss anschließend vom zuständigen Landgericht vorbeglaubigt werden, bevor das Dokumentenpaket zum BfAA gesendet werden kann.
Wie aktuell darf meine Urkunde sein?
Viele Länder und Behörden fordern, dass Personenstandsurkunden (wie Geburts- oder Meldebescheinigungen) nicht älter als 6 Monate sind. Es wird empfohlen, vor der Beglaubigung eine neue Urkunde beim zuständigen Amt ausstellen zu lassen.
Was passiert, wenn die Vorbeglaubigung fehlt?
Fehlt die erforderliche Vorbeglaubigung, wird das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) Ihren Antrag nicht bearbeiten. Die Unterlagen werden unbearbeitet und kostenpflichtig an Sie zurückgesendet, was den Prozess um mehrere Wochen verzögert.
Kann Mentoc den gesamten Beglaubigungsprozess für mich übernehmen?
Mentoc ist spezialisiert auf die Anfertigung rechtssicherer, beglaubigter Übersetzungen durch vereidigte Übersetzer. Wir stellen sicher, dass Ihre Übersetzung alle formalen Anforderungen für die anschließende Vorbeglaubigung und die Einreichung beim BfAA erfüllt und beraten Sie zum gesamten Prozess.
